Comment Configurer l’Auto-Archivage sur Outlook 2013

Outlook 2013 est un outil puissant pour gérer les emails et les tâches administratives au quotidien. L’archivage automatique est une fonctionnalité clé qui permet de conserver vos dossiers organisés sans effort manuel constant. Cet article vous guide à travers les étapes pour configurer efficacement l’auto-archivage sur Outlook 2013. Nous aborderons la modification des paramètres d’archivage automatique pour des dossiers individuels, le processus d’archivage manuel avec un seul fichier PST ainsi que par dossier, et comment éviter l’archivage d’un élément particulier. Suivez ces conseils pour optimiser la gestion de vos emails et maintenir votre boîte de réception bien rangée.

Modifier les paramètres d’archivage automatique d’un dossier individuel

Pour modifier les paramètres d’archivage automatique d’un dossier spécifique dans Outlook 2013, commencez par cliquer avec le bouton droit de la souris sur le dossier de votre choix dans la liste des dossiers. Sélectionnez « Propriétés » dans le menu contextuel, puis allez dans l’onglet « Archivage automatique ». Ici, vous pouvez régler la fréquence à laquelle les éléments sont archivés et spécifier combien de temps les éléments doivent être conservés avant d’être déplacés à l’archive.

En personnalisant ces paramètres, vous pouvez contrôler de manière plus précise la gestion des emails pour chaque dossier. Par exemple, vous pouvez décider d’archiver automatiquement les emails de votre boîte de réception tous les trois mois, tandis que les éléments envoyés pourraient être archivés tous les six mois. Cette flexibilité permet une organisation adaptée à vos besoins spécifiques, évitant ainsi la surcharge tout en préservant les emails importants.

L’ARCHIVAGE MANUEL AVEC UN SEUL FICHIER PST

Outlook 2013 autorise également l’archivage manuel, qui offre un contrôle total sur le moment et la manière dont vos emails sont archivés. Pour archiver manuellement avec un seul fichier PST, allez dans « Fichier » -> « Outils de nettoyage » -> « Archiver ». Sélectionnez « Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers » et choisissez le dossier à archiver. Ensuite, définissez la date de fin de l’archivage et spécifiez le fichier PST où les éléments archivés seront stockés.

Cette méthode est idéale pour ceux qui préfèrent gérer périodiquement leurs emails, en sauvegardant tout dans un seul fichier PST centralisé. Cela assure une gestion simplifiée et évite de disperser les emails archivés dans plusieurs fichiers, facilitant ainsi leur récupération en cas de besoin. Veillez à choisir un emplacement sécurisé et correctement sauvegardé pour le fichier PST pour éviter toute perte de données.

L’ARCHIVAGE MANUEL AVEC UN FICHIER PST PAR DOSSIER

Si vous préférez un niveau d’organisation encore plus granulaire, vous pouvez opter pour l’archivage manuel avec un fichier PST distinct pour chaque dossier. Le processus commence de manière similaire à l’archivage manuel unique : accédez à « Fichier » -> « Outils de nettoyage » -> « Archiver ». Cette fois-ci, sélectionnez un dossier spécifique et définissez la période souhaitée. Toutefois, au lieu de stocker les éléments dans un fichier PST unique, créez un nouveau fichier PST pour chaque dossier.

Cette méthode est particulièrement utile pour ceux qui gèrent une grande quantité d’emails classés en différentes catégories ou projets. Utiliser des fichiers PST distincts permet de segmenter les emails de manière plus précise, facilitant leur recherche et leur récupération ultérieure. Cependant, cela nécessite une gestion plus rigoureuse des fichiers PST afin de s’assurer que chaque fichier est correctement sauvegardé et facilement accessible.

ÉVITER L’ARCHIVAGE D’UN ÉLÉMENT PARTICULIER

Parfois, certains éléments de votre boîte de réception doivent être conservés et ne doivent pas être déplacés, même lors des processus d’archivage automatique. Pour éviter l’archivage d’un élément particulier dans Outlook 2013, ouvrez l’élément souhaité (email, tâche, etc.) et allez dans « Propriétés… ». Cochez ensuite la case « Ne pas archiver automatiquement cet élément ». Cette option garantit que l’élément reste toujours dans le dossier d’origine, peu importe les paramètres d’archivage du dossier.

Cette fonctionnalité est essentielle pour préserver les emails ou les documents cruciaux qui nécessitent une consultation régulière ou une conservation à long terme. Par exemple, les contrats ou les confirmations de commande peuvent être marqués pour éviter l’archivage, assurant ainsi qu’ils sont toujours facilement accessibles sans avoir à fouiller dans les archives.

Leçons apprises